NOBRADE, GED e NAS: Transforme a Gestão Documental da sua empresa

A gestão documental eficiente é um desafio constante para muitas empresas, especialmente com o aumento do volume de informações que necessitam ser organizadas, armazenadas e acessadas de forma segura.

A integração de normas como a NOBRADE (Norma Brasileira de Descrição Arquivística), sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) e soluções de armazenamento em rede como o NAS proporcionam uma solução robusta para otimizar esses processos.

O que é NOBRADE e qual seu papel na Gestão Documental?

A NOBRADE é um conjunto de diretrizes criado pelo Conselho Nacional de Arquivos com o objetivo de padronizar a descrição de documentos. Esta norma estabelece princípios e regras que devem ser seguidos na descrição de arquivos, independentemente do suporte ou formato.

Essa padronização permite que as informações sejam facilmente encontradas e utilizadas por diferentes usuários, promovendo a interoperabilidade entre sistemas e a transparência nas instituições.

Com a NOBRADE, a organização dos documentos é uniformizada, facilitando a localização e o acesso às informações. Além disso, essa padronização contribui para a preservação da memória institucional, assegurando que os registros sejam descritos de maneira consistente e acessível a longo prazo.

Benefícios do GED na digitalização de documentos

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é um sistema que organiza, armazena e facilita o acesso a arquivos digitais. Ele transforma documentos físicos em ativos digitais, permitindo uma gestão mais eficiente e acessível.

O GED utiliza tecnologias avançadas para indexar, classificar e recuperar registros de maneira rápida, eliminando a necessidade de armazenamento físico e reduzindo os custos associados à manutenção de arquivos em papel.

Além de melhorar a eficiência na organização e no acesso aos arquivos, esse sistema oferece recursos avançados de segurança e controle de acesso, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam visualizar ou modificar arquivos com dados sensíveis e confidenciais.

A implementação de um sistema GED também contribui significativamente para a sustentabilidade, ao reduzir o uso de papel e outros recursos físicos.

Storage NAS: Sistema de armazenamento de dados conectado à rede

O Storage NAS (Network Attached Storage) é um dispositivo de armazenamento de dados que se conecta diretamente à rede de uma empresa, permitindo o acesso centralizado e compartilhado de arquivos entre diversos usuários e dispositivos.

Este sistema é especialmente útil para ambientes corporativos onde a colaboração e o acesso rápido e eficiente a grandes volumes de dados são essenciais.

Um NAS funciona basicamente como um servidor de arquivos dedicado, disponibilizando recursos de armazenamento de forma acessível e prática, sem a necessidade de um servidor específico para gerenciar o armazenamento.

Vantagens do NAS no armazenamento e gestão de dados

O NAS oferece inúmeras vantagens que o tornam uma escolha popular para o armazenamento e a gestão de dados. Sua versatilidade e eficiência proporcionam benefícios significativos para empresas de todos os tamanhos, facilitando a administração de grandes volumes de informações de maneira segura e acessível.

A facilidade de uso e configuração é uma das principais vantagens desse sistema. Mesmo sem conhecimentos avançados em TI, qualquer usuário pode configurá-lo e gerenciá-lo, tornando-o uma solução prática para empresas que não possuem uma equipe técnica robusta.

Outra vantagem do NAS é a escalabilidade, que permite aumentar a capacidade de armazenamento conforme necessário, adicionando novos discos rígidos sem a necessidade de substituir o equipamento ou investir em uma nova infraestrutura.

Dadas as suas características, um sistema de armazenamento em rede trata-se de uma solução acessível e eficiente para a gestão documental. Essa flexibilidade facilita o crescimento dos negócios, mantendo a eficiência operacional e a segurança dos arquivos, o que é essencial para a continuidade das operações.

Integração de NOBRADE, GED e NAS para uma Gestão Documental Eficiente

A integração de NOBRADE, GED e NAS proporciona uma solução robusta e eficiente para o gerenciamento de informações. Essa combinação oferece diversos benefícios que otimizam processos e garantem a segurança dos dados.

Padronização e organização

A NOBRADE padroniza a descrição dos documentos, facilitando sua localização e uso. Com a ajuda de um sistema GED, os documentos físicos podem ser digitalizados e armazenados eletronicamente, permitindo um acesso mais rápido e eficiente.

A combinação desses sistemas com o NAS possibilita a organização estruturada dos registros, facilitando a indexação e a categorização dos ativos, tornando a recuperação de dados mais ágil e eficaz.

Segurança e controle de acesso

A segurança da informação é reforçada através do controle de acesso e criptografia oferecidos pelo NAS. Apenas usuários autorizados podem acessar determinados arquivos, garantindo a confidencialidade e integridade dos arquivos armazenados.

Além disso, a implementação de estratégias de backup e recuperação de dados no NAS assegura a continuidade dos negócios e a integridade das informações em caso de falhas ou perdas acidentais.

Eficiência e produtividade

A automação de processos documentais proporcionada pelo GED reduz a necessidade de armazenamento físico e melhora a eficiência operacional.

Com essa abordagem, documentos podem ser facilmente indexados, pesquisados e compartilhados, proporcionando maior agilidade nas rotinas diárias e melhorando a produtividade dos colaboradores.

A integração com um sistema de armazenamento em rede, garante que todos os documentos sejam armazenados de forma segura, minimizando o risco de danos físicos e falhas técnicas.

Conformidade e transparência

A conformidade com regulamentações legais é crucial para qualquer organização. A gestão e guarda adequada dos documentos assegura que a empresa atenda a todas as exigências legais, evitando penalidades e promovendo transparência.

A padronização das descrições documentais pela NOBRADE torna os processos mais auditáveis e confiáveis, permitindo uma gestão mais transparente e responsável dos registros arquivísticos.

Custos e investimentos

Os custos envolvidos na implementação de um sistema NAS podem variar dependendo das necessidades específicas de cada empresa.

Inicialmente, é necessário investir na compra do hardware, que inclui o dispositivo e os discos de armazenamento. A qualidade e a capacidade dos equipamentos influenciam diretamente o valor total.

Além do hardware, deve-se considerar os custos de configuração e instalação. Muitas vezes, é preciso contratar profissionais para garantir que o sistema seja instalado corretamente e integrado com as infraestruturas existentes.

Apesar dos custos iniciais serem altos, o investimento em um sistema NAS traz benefícios significativos a longo prazo. A centralização e a segurança dos dados reduzem riscos e aumentam a eficiência operacional, resultando em economia de tempo e recursos.

Garanta uma integração segura e eficiente para proteger os seus dados

A padronização proporcionada pela NOBRADE, aliada à digitalização e automação dos processos documentais pelo GED, e ao armazenamento seguro e escalável oferecido pelo NAS, garante uma gestão de informações otimizada, segura e conforme as regulamentações.

Para empresas que buscam melhorar a eficiência e a segurança na gestão de seus documentos, a adoção dessas tecnologias é essencial.

Além de otimizar processos internos, essas soluções promovem a transparência e a responsabilidade na administração dos registros, assegurando a continuidade e a integridade das informações a longo prazo.

A implementação dessas práticas pode parecer complexa, mas os benefícios superam amplamente os desafios iniciais. Com a ajuda de especialistas é possível adotar essas soluções e garantir que sua empresa esteja preparada para lidar com os desafios da gestão documental no mundo digital.

Para mais informações, entre em contato com a Infortrend. Nossa equipe está pronta para ajudar a implementar um sistema NAS eficiente e seguro, atendendo a todas as suas necessidades e garantindo a segurança dos seus dados.