Gestão de documentos e arquivos: O que é e como funciona?

Vivemos em um mundo onde a informação é uma das principais forças motrizes da sociedade. Assim, é fundamental ter uma gestão documental eficiente para garantir organização e agilidade no acesso à informação, o que pode melhorar a qualidade e acelerar o processo de tomada de decisões.

No âmbito empresarial, a gestão de documentos e arquivos é um processo essencial para empresas e instituições que lidam com grande volume de informações. Afinal, por meio dela, é possível organizar e armazenar os arquivos de forma segura e acessível.

Deste modo, este processo é responsável por gerenciar os ativos ao longo de todo o seu ciclo de vida, desde a sua criação até a sua exclusão, como o armazenamento, a organização, a recuperação e a segurança, tanto em meio físico quanto digital.

Além disso, este procedimento também garante que as informações estarão disponíveis quando necessárias e em conformidade com as normas legais. Vale destacar que com o avanço da tecnologia, a gestão de documentos tem se tornado cada vez mais eficiente e prática, permitindo a automação de processos e a otimização de recursos.

Como funciona a gestão de documentos?

A gestão de documentos e arquivos é um processo complexo que requer planejamento, padronização e profissionalismo para garantir a organização, segurança e acessibilidade de informações em diferentes tipos de dados. O processo basicamente funciona da seguinte forma:

• Criação e recebimento: nesta etapa, é importante definir padrões para a criação e recebimento dos arquivos, como formatos, nomenclaturas e metadados.
• Classificação e organização: a organização é essencial para facilitar o acesso e a recuperação de informações. Para isso, é importante estabelecer critérios de classificação e definir um sistema de arquivamento que permita uma localização rápida e eficiente.
• Armazenamento e conservação: a escolha do local de armazenamento e a definição das condições de conservação são fundamentais para garantir a sua integridade e durabilidade. É importante também definir políticas de backup e contingência para evitar perdas.
• Acesso e controle: o acesso às informações deve ser controlado para garantir a sua segurança e confidencialidade. É necessário, portanto, definir políticas de acesso seletivo e estabelecer protocolos para a circulação e manuseio dos documentos.
• Descarte e transferência: por fim, é preciso definir prazos para o descarte ou transferência dos dados para arquivo permanente, de acordo com as normas legais e regulatórias aplicáveis a cada organização.

A gestão de documentos e arquivos é um elemento fundamental em qualquer organização, pois ajuda a manter o controle e a rastreabilidade de ativos importantes, bem como facilitar a sua localização e recuperação quando necessário.

Portanto, seja qual for o tipo de sistema de arquivamento escolhido, é importante rotular tudo de forma clara e objetiva para não prejudicar em uma consulta futura.

Ferramentas de gestão de documentos: o que são?

No mundo dos negócios, as ferramentas de gestão são recursos utilizados para gerenciar, armazenar e controlar documentos e informações importantes de uma empresa, seja em formato físico ou digital.

Essas ferramentas permitem que os usuários acessem seus arquivos de forma rápida e segura, além de garantir sua integridade e confidencialidade.

Existem vários tipos disponíveis no mercado, cada uma com suas próprias vantagens e desvantagens. Entre as principais, podemos citar:

• Sistema de gerenciamento de documentos (DMS): uma solução de software para gerenciar documentos digitais, como arquivos de texto, planilhas e apresentações, com recursos de controle de versão, compartilhamento, gerenciamento de permissões e pesquisas avançadas.
• Armazenamento em nuvem: armazenamento em nuvem consiste em uma solução para armazenar arquivos em servidores externos, com acesso seguro e conveniente a partir de qualquer dispositivo com conexão à internet.
• Digitalização: é uma técnica de conversão de arquivos físicos em formato digital, permitindo que sejam armazenados em um sistema de gerenciamento digital.
• Pastas suspensas, caixas, arquivos, armários e cofres: soluções para armazenar ativos físicos em formatos, permitindo que sejam organizados e acessados de forma rápida e segura.
• Gerenciamento de registros: um sistema para gerenciar documentos oficiais, como certidões, certificados e outros tipos legalmente vinculativos, garantindo sua conformidade com as normas e regulamentações aplicáveis.

Ao adotar as ferramentas adequadas e as boas práticas de organização, é possível aumentar a eficiência, reduzir riscos e custos, bem como permitir uma tomada de decisão mais informada e embasada.

Quando se trata de gestão de ativos, quais são os principais benefícios?

A gestão de documentos oferece diversos benefícios para as empresas. Isso porque, quando os ativos são bem gerenciados, é mais fácil e rápido encontrar as informações de que se precisa, economizando tempo e tornando o trabalho mais eficiente.

Além disso, um bom gerenciamento pode ajudar a proteger as informações contra ameaças de segurança, bem como:

Proporcionar acessibilidade aos dados

Sejam eles físicos ou digitais, uma organização efetiva agiliza e simplifica o acesso aos dados e as atividades de quem deles depende.

As boas práticas da gestão facilitam diversos processos em qualquer organização, seja gerenciando os arquivos ou servidores de armazenamento.

Além disso, ter a maioria dos documentos digitalizados otimiza o acesso, eliminando a perda de tempo dos usuários e facilitando o compartilhamento e a cópia das informações.

Padronização do processo

Além da acessibilidade aos dados, a gestão de documentos e arquivos também possibilita padronizar os processos de acesso e a manipulação dos ativos, mantendo-os sempre organizados.

Vale ressaltar que ter áreas específicas destinadas ao armazenamento, assim como estipular regras de acesso, possibilita maior agilidade na localização, aumenta a segurança e possibilita auditorias futuras.

Controle eficaz

Outro dos benefícios de uma gestão eficiente é a possibilidade de ter o total controle de acesso, sendo possível controlar o acesso à informação, registrando a data e hora de cada acesso, bem como os dados de quem consultou cada arquivo.

Os sistemas de armazenamento NAS, como os fabricados pela Infortrend, permitem que os usuários se registrem e tenham sistemas de autenticação de login e senha, registrando todas as atividades do sistema.

Além disso, recursos como replicação de dados e backup permitem restaurar dados modificados não autorizados, proporcionando assim, maior segurança aos dados armazenados.

Qual a importância da gestão de documentos?

A gestão é um aspecto essencial em qualquer atividade que envolva lidar com documentos ou arquivos.

Desde a organização de declarações de impostos e controles domésticos até os registros contábeis de pequenas empresas, passando por atividades segmentadas, como registros de milhares de funcionários ou planilhas de planejamento de marketing, o gerenciamento deve ser realizado de forma adequada para garantir a eficiência e a transparência das atividades.

Uma correta gestão documental é também crucial para a tomada de decisões nas empresas, tornando tarefas como a verificação do histórico de gastos com água, luz e telefone até o gerenciamento de milhares de contratos simultaneamente, muito mais fácil e eficiente.

Além disso, a organização e gestão de maneira correta também contribui para a melhoria dos processos. Isso porque, quando a informação está desorganizada, não segue um padrão de arquivamento ou está descentralizada, surgem problemas que podem impactar negativamente a eficiência e a confiabilidade das atividades.

Esse problema é especialmente relevante em grandes corporações, onde a organização das informações pode ser ainda mais complexa e desafiadora.

Quais são as melhores maneiras de organizar e gerenciar documentos e arquivos?

Organizar e gerenciar documentos e arquivos é fundamental para a eficiência e a segurança de qualquer empresa ou organização, independente do seu segmento. A melhor forma de realizar esse procedimento, depende do porte da empresa e do volume de ativos produzidos.

Para pequenas e médias empresas, é relativamente simples digitalizar o acervo e estruturá-lo dentro de um sistema de armazenamento sem a necessidade de um GED.

Já para empresas maiores e com grande volume de arquivos, é recomendável consultar um especialista para escolher as melhores soluções de gerenciamento de documentos.

A Infortrend é fabricante e especialista em servidores, storages, sistemas de armazenamento e backup. Consulte agora mesmo um de nossos especialistas e consulte as soluções mais adequadas para o seu negócio.