Como garantir a segurança dos dados de cartórios com backup?

O papel dos cartórios é fundamental para o registro de informações importantes, como registros de imóveis, casamentos e óbitos. Para garantir a segurança desses ativos e evitar perdas irreparáveis, é crucial que estes estabelecimentos adotem medidas eficientes de backup.

Ao fazer cópias de segurança dos dados, a empresa garante a proteção, disponibilidade e integridade dos arquivos e informações importantes. Além disso, esse procedimento atende às normas regulatórias exigidas pelo setor, mantendo íntegros os registros por períodos determinados por lei.

O backup também é uma estratégia vital para a continuidade dos negócios dos cartórios, garantindo que as informações importantes estejam disponíveis mesmo em caso de falhas ou interrupções do sistema.

Além disso, uma recuperação a partir de um backup é geralmente mais rápido e econômico do que tentar recuperar dados perdidos ou danificados, o que pode poupar tempo e dinheiro.

O que é backup de dados?

Backup de dados é o processo de criar cópias de segurança dos arquivos importantes e armazená-las em locais seguros, como discos externos, nuvens ou servidores remotos, permitindo uma restauração em caso de falhas ou problemas com os arquivos originais ou sistemas.

Vale ressaltar que o backup é uma prática essencial para garantir a disponibilidade das informações em caso de interrupções, falhas ou ataque ao sistema, uma vez que protege arquivos críticos e minimiza o impacto da perda de dados.

Dessa forma, é possível evitar diversos prejuízos, desde financeiros até a perda de tempo e de reputação.

Provimento n° 74/2018

O Provimento n° 74/2018 é uma norma legal que visa garantir a integridade, disponibilidade e continuidade dos dados armazenados em cartórios em todo o Brasil. Para isso, o documento estabelece regras para backup e recuperação em caso de falhas ou perda de informações.

Elaborado pelo Conselho Nacional de Justiça, a medida estabelece normas de segurança para cartórios, a fim de assegurar que as informações armazenadas sejam mantidas com segurança e conforme padrões mínimos de tecnologia da informação.

Se o provimento não for seguido, os cartórios podem enfrentar sanções legais, como multas ou até mesmo o cancelamento da licença para atuar. Além disso, a falta de cumprimento das normas estabelecidas pode prejudicar a imagem e a credibilidade do cartório perante a sociedade.

Em caso de perda de dados importantes, como registros de imóveis, casamentos ou óbitos, o cartório também pode ser responsabilizado. Portanto, é fundamental que os cartórios sigam o provimento para garantir a segurança e a integridade dos arquivos armazenados.

Como fazer backup de dados para cartórios?

Com a quantidade de informações críticas armazenadas em seus sistemas, é importante que os cartórios implementem medidas de segurança para garantir a proteção e integridade desses ativos.

Um dos métodos mais eficazes para alcançar esse objetivo é realizando cópias de segurança. Para isso, há diferentes formas, como por exemplo:

• Armazenamento em nuvem: os cartórios podem fazer cópias de segurança em nuvens, como o Google Drive ou Dropbox. Essa opção permite acessar os dados de qualquer lugar, sendo uma ótima alternativa para cartórios que precisam acessar seus arquivos fora do escritório. Além da acessibilidade, esta solução também garante segurança desses ativos, já que as nuvens possuem sistemas de segurança avançados.
• Disco externo: realizar cópia de segurança em discos externos, como HDs e pendrives, garante a disponibilidade dos dados em caso de falhas e possibilita que eles sejam facilmente transportados para outro local, caso seja necessário.
• Servidor remoto: configurar servidores remotos para armazenar backups também é uma ótima alternativa. Entre os principais figuram o Microsoft Azure ou Amazon Web Services. Esse método é útil para garantir a acessibilidade, disponibilidade e segurança destes ativos, especialmente em caso de problemas com o sistema local.

Além de aderir a um ou fazer uma combinação de métodos, é preciso garantir que estes dados estarão de fato seguros, uma das maneiras mais simples de se fazer isso é através de rotinas de backup automáticas.

Independente de qual seja a modalidade escolhida, é preciso que os cartórios escolham a opção que melhor atenda às suas necessidades. Apenas assim, poderão garantir a segurança, disponibilidade e acessibilidade aos ativos, bem como a continuidade de seus negócios.

Soluções para backup de dados de cartórios

Existem várias opções de soluções de backup, mas nem todas são igualmente eficazes ou adequadas para atender às necessidades específicas dos cartórios. Entretanto, entre as disponíveis, duas se destacam como as mais populares: o armazenamento em nuvem (cloud storage) e o Storage NAS.

O armazenamento em nuvem oferece vantagens como acessibilidade, escalabilidade, redundância, segurança e baixo custo em comparação com outras soluções.

Já o Network Attached Storage (NAS) é uma solução mais eficiente e versátil para cartórios pois, além de serem fácil de administrarem, oferecem alta disponibilidade, segurança, escalabilidade e não requerem nenhum tipo de mensalidade, mostrando-se uma opção ideal para empresas que buscam soluções avançadas para armazenar as cópias dos dados de suas organizações.

Como escolher a melhor solução de backup?

Escolher a melhor solução de backup para o seu cartório é crucial para garantir a segurança de seus dados e a continuidade de seus negócios. Aqui estão algumas dicas para escolher a opção mais adequada de acordo com as suas necessidades:

• Identificação de necessidades: antes de optar por um método, é importante entender as necessidades do cartório, incluindo quantidade de arquivos, frequência de cópia necessária, tempo de retenção e recuperação de dados. Isso ajudará a definir os requisitos para a escolha do método ideal.
• Disponibilidade: garantir que a solução escolhida ofereça acesso 24/7 aos dados é crucial para que eles possam ser recuperados rapidamente em caso de emergência.
• Segurança: é preciso escolher um método que ofereça medidas de segurança robustas, como criptografia e autenticação de usuários. Isso garantirá a proteção dos dados críticos a serem armazenados.
• Fácil de usar: uma estratégia de cópia eficiente deve ser fácil de usar e configurar, para que possa ser facilmente gerenciada.
• Suporte técnico: escolha uma solução de backup que ofereça suporte técnico confiável e de alta qualidade, para garantir que qualquer problema possa ser resolvido rapidamente.
• Custo-benefício: compare diferentes estratégias e avalie o custo-benefício para escolher a que ofereça melhores vantagens para o seu negócio.

Lembre-se de avaliar as opções disponíveis com cuidado e escolher o método que melhor atenda às necessidades e objetivos do seu cartório.

Implementação e gerenciamento do backup de dados

Implementar e gerenciar um sistema de backup é fundamental para garantir a segurança dos dados dos cartórios. No entanto, para uma implementação efetiva, é necessário seguir alguns passos importantes.

Depois de ter definido os objetivos e escolher o método mais adequado ao seu tipo de negócio, é preciso realizar a configuração e posteriormente, um teste para verificar se tudo está realmente funcionando e, se em caso de falhas ou desastres, estes arquivos poderão ser recuperados.

A automatização, monitoramento e verificação devem considerar aspectos como frequência, tipo de armazenamento e processo de recuperação em caso de emergência.

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